نرم افزارهای لازم برای دورکاری همکاران با یکدیگر

نرم افزارهای مورد نیاز برای راه اندازی دور کاری بین کارمندان

 

در شرایط بحران امروزی بهتر است مدیران سازمان ها و شرکت ها کارهای خود را به صورت دور کاری انجام دهند. فراهم آوردن بستری برای دورکاری نیاز به استفاده از نرم افزارها و راهکارهای تعاملی با تکیه برعلم  فناوری اطلاعات می باشد. در این مقاله قصد داریم برخی از پُر کاربردترین ابزارها و فناوری ها در زمینه راه اندازی بستر دورکاری برای مدیران و کارمندان را بیان کنیم.

 
راه اندازی بستر گفت‌وگوی  آنلاین و چت ارتباط ویدئویی با همکاران 


زمانی که کارمندان به صورت دورکاری مشغول انجام فعالیت ها هستند نیاز به همفکری،همکاری و هماهنگی با یکدیگر دارند. در ادامه چند برنامه را که می توانید با آن ها به گفت‌وگو و چت با همکاران و برقراری ارتباطات ویدئویی بپردازیر به شما عزیزان معرفی می کنیم.

نرم افزار Microsoft Teams


مایکروسافت نرم افزار تیمز را برای رقابت با Slack  به بازار ارائه کرد. مایکروسافت تیمز یک نرم افزار چت اداری است که   امکان کار در محیط Office 365 را فراهم می‌سازد. Microsoft Teams قابلیت‌هایی چون ایجاد جلسات اداری از طریق چت، نوت، office، PowerBI، GitHub ،Planner  را برای کاربران خود فراهم می سازد. این نرم افزار افزونه‌ها و نرم‌افزارهای دیگری را به کاربران خود هدیه می دهد تا تیم های اداری براحتی کارهای خود را انجام دهند. 

 

 

یکی از مزایای این نرم افزار این است که یکپارچگی کاملی با آفیس و اسکایپ (Skype) دارد و اپلیکیشن‌های ورد word، اکسل Excel، پاورپوینت و OneNote نیز در نرم افزار Teams وجود دارند.

دانلود فایل آموزش کار با نرم افزار Microsoft Teams

دانلود نرم افزار Microsoft Teams

 

 

 نرم افزار Slack


اسلک پلتفرمی را ایجاد کرده است که یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای پیام‌رسان تیمی است.با استفاده از این نرم افزار افراد تیم می توانند براحتی در یک جا ارتباط برقرار کنند تا برنامه‌ها، سرویس‌ها و منابع مورد نیاز خود برای انجام کار را به هم متصل کنند. مکالمات توسط ابزارهای که از آن‌ها استفاده می‌کنید در Slack یکپارچه می شوند. نرم افزار اسلک با بیش از هزار برنامه در کنار یک API قدرتمند، کار را برای تیم‌های پویا راحت می کند (Mailchimp و Dropbox ، توئیتر، گوگل درایو برخی از این برنامه‌ها هستند). در این پلتفرم بسیاری از کارهای ساده شما به صورت خودکار انجام می شود و متن آن در برای شما ارسال می شود. در Slack قابلیت جستجوی افراد، فایل ها و مکالمات وجود دارد. همچنین اسلک به شما کمک می‌کند که فایل‌های خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارید. محیط کاربری Slack به شویه ای راحت و کاربر پسند است. 

 

 

امکانات کلیدی نرم افزار اسلک Slack

 

  • آرشیو فایل های مکالمات، تصمیمات و کارهای تیم به همراه قابلیت جستجو 
  • استفاده از API قدرتمند
  • امکان نصب بر روی سیستم عامل‌‌های مختلف
  • رابط کاربری آسان با محیط گرافیکی زیبا
  • قابلیت تنظیمات Notification
  • قابلیت تشکیل و ورود به چند تیم‌ جداگانه
  •  قابلیت ارسال پیام و اشتراک گذاری فایل ها
  • امکان برقراری گفت و گوهای گروهی

 

دانلود فایل راهنمای کار با نرم افزار Slack

دانلود نرم افزار Slack

 

نرم افزار Output Messenger


پیام رسان Output Messenger نرم افزاری کاربرپسند، ساده، قدرتمند با کارکرد فوق العاده بالا برای برقراری ارتباط بین کاربران یک شبکه می باشد.  این  نرم افزار توانایی اتصال از خارج از شبکه را نیز دارد.با استفاده از Output Messenger می‌توانید به سادگی به انجام کارهایی نظیر گفت‌وگوی متنی، صوتی و ویدئویی، اشتراک گذاری دسکتاپ (Desktop Sharing) و ارسال و دریافت فایل به صورت مستقیم، تعریف Reminder یا یادآوری ، قابلیت Reply  و Forwared در پیام ها و امکان Text Chat و Video Chat را به طور همزمان روی وب سایت که قابلیتی مفید برای ویدئو کنفرانس‌هایی مبتنی بر وب می باشد. این نرم افزار امکان اتصال به Active Directory را دارد و به سادگی می‌تواند Userها و Active Directory را بخواند و در دیتابیس خود ذخیره کند.

 

 

برخی ویژگی‌های نرم افزار Output Messenger

 

  • قابلیت نصب بر روی ویندوز، لینوکس، IOS ، مک اندروید و صفحه وب 
  • ارتباط و مسنجر از طریق LAN
  • ایجاد گروه های مختلف و چت خصوصی و گروهی
  • قابلیت گفت و گوی همزمان با چند نفر (چت روم)

 

آموزش نصب و راه اندازی نرم افزار Output Messenger

دانلود نرم افزار  Output Messenger

 

نرم افزار Skype

 

این برنامه همانند تلفن عمل می کند و دو شخصی که قصد ارتباط با یکدیگر را دارند باید این برنامه را نصب کنند. از امکانات این نرم افزار برقراری ارتباط تصویری به وسیله دوربین لپ تاپ و کامپیوتر، موبایل و گفت‌وگوی متنی و انتقال فایل می توان نام برد. برای استفاده از نرم افزار  Skype بعد از نصب برنامه، از طریق نرم افزار در سایت برنامه ثبت نام کنید و برای خود یک اکانت کاربری شخصی بسازید.

 

 

از امکانات و ویژگی‌های مهم Skype می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

 

  • مکالمه تلفنی نامحدود و رایگان در هر نقطه از دنیا با دیگر اکانت های Skype
  • امکان برقراری تماس تصویری
  • امکان گفت و گوی متنی با بیش از 100 نفر در گروه‌های چت
  • قابلیت برقراری کنفرانس Conference call تا چهار نفر به صورت هم‌زمان
  • امکان برقراری تماس با تلفن عادی (با قیمت مناسب) با کیفیتی بالاتر از تلفن معمولی، نمایش لیست دوستان و ... .

 

 

سرویس Google duo

 

سرویس رایگان شرکت گوگل Google duo جهت برقراری تماس‌های ویدئویی است. از جمله مزایای استفاده از این سرویس می‌توان دریافت صدا و تصویر با کیفیت بالا، مشاهده پیش نمایش ویدئو، جابه‌جا کردن تصویر در حین تماس ویدئویی و استفاده از داده کمتر (مناسب جهت سرعت اینترنت پایین) را نام برد. برای استفاده از Google duo در چند دستگاه و پلتفرم نیاز به  حساب گوگل دارید.

 

 

 
مدیریت زمان و کنترل ساعات کاری Toggl


نرم افزار تاگل Toggl یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای حضور و غیاب می باشد. اپلیکیشن موبایل این نرم‌افزار نیز به راحتی قابل استفاده است و نیازی به دانش خاصی در مورد نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد ندارید. این اپلیکیشن مناسب افرادی است که به نرم افزار ساده ای برای کنترل ساعات کاری کارکنان خود نیاز دارند. با اپلیکیشن Toggl می‌توانید داده‌های جدید را وارد کرده، داده‌های قبلی را دنبال  و گزارشگیری کنید. اپلیکیشن Toggl علاوه بر کنترل تردد، دارای قابلیتی برای افزودن دستی داده‌های ورودی نیز می باشد. همچنین همه داده‌ها در تاگل به صورت آنلاین در فضای ابری همگام‌سازی می شود.

 

 

نرم افزار Time Doctor


با این نرم افزار می توانید زمانی که کارکنان صرف امور مختلف می‌کنند را مشاهده می‌کنید از این طریق اطمینان حاصل می‌کنید زمان آن‌ها کارامد است یا نه. نرم افزار Time Doctor در طی یک گزارش ساده به شما می‌گوید که کارمندانتان چند ساعت در روز را به انجام پروژه‌ها و وظایف شرکت پرداخته‌ و چند ساعت از آن را در شبکه‌های اجتماعی به سرگرمی گذرانده‌است. هنگام کار با این نرم افزار اگر با سیستم خود به کارهای متفرقه بپردازید به شما هشدار می‌دهد و پیامی مبنی بر اینکه آیا این عمل جزو وظایف کاری شما هست یا خیر به شما نشان می دهد.

اپلیکیشن Time Doctor دارای قابلیت GPS است که به وسیله این امکان می‌توانید پیشرفت کارهای خود و کارکنان و روند انجام پروژه‌ها را دنبال کنید.

 

 

 

ابزار Hub Staff


ابزار Hub Staff هاب استف از پرطرفدارترین ابزارهای کنترل تردد است که به وسیله آن می‌توانید تردد و حضور و غیاب کارکنان را مدیریت کنید. رابط کاربری این اپلیکیشن مانند نسخه دسکتاپ است. در اپلیکیشن موبایل Hub Staff کنترل تردد، می‌توانید داده‌های جدیدی را وارد و زمان خود را مدیریت کنید. همچنین امکان ثبت موقعیت جغرافیایی زمان‌های حضور برای کارکنانی که خارج از اداره مشغول به کارهستند نیز وجود دارد.

 

 

 

 

 
مدیریت وظایف پروژه  Microsoft Dynamics 365


در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) از نوع تحت وب، براحتی می توانید تمامی تعاملات کارمندان با مشتریان و سرنخ‌ها  را در این سیستم مشاهده نمائید. به دلیل ماهیت تحت وب بودن CRM در خانه یا محل‌هایی به جز محل کار جهت پیشبرد کارها و جلوگیری از اختلال در انجام امور سازمان ها از آن استفاده کنید.

 

در سیستم CRM با توجه به وظایف محول شده به هر بخش از سازمان و کارکنان آن بخش، می‌توانید با توجه به ساختار شکست کار (WBS) هر وظیفه را به هر یک از آنان تخصیص دهید و زمان تحویل کار را مشخص کنید. از این طریق مدیران هر بخش از سازمان به صورت لحظه ای به گزارشات دسترسی خواهند داشت. مدیران می توانند درصد پیشرفت کارها و پروژه‌ها، میزان زمان‌ صرف شده، مشاده دقیق امور محوله، مقدار ظرفیت قابل تخصیص به هر کارمند، نمایش وضعیت پروژه را مشاهده کنند.

 

 

برنامه Todoist


به کمک برنامه Todoist می‌توانید از در هر مکانی به وسیله کامپیوتر، موبایل یا تبلت کارهای خود را مدیریت و سازماندهی کنید. به کمک سرویس ذخیره‌‌سازی ابری Todoist این اطلاعات بین دستگاه‌های مختلف به سرعت همگام‌سازی و هماهنگ می‌شود. طراحی این برنامه بسیار زیبا است و واسط گرافیکی قدرتمندی دارد. در نرم افزار Todoist گزینه‌ها و امکانات زیادی وجود دارد که به آسانی می‌توانید با آن ها کار کنید و کارایی خود را افزایش دهید.

هنگامی که وارد محیط برنامه Todoist می‌شوید، در نوار سمت چپ برنامه با انتخاب بخش Today کارهایی را که باید امروز انجام شوند را می توانید مشاهده می‌کنید. در پایین همین قسمت، کارهای مربوط به هفت روز آینده نمایش داده می شود. همچنین می توانید پروژه ها را تعریف و پیگیری کنید.

 

با موبایل، تبلت یا کامپیوتر، برنامه Todoist را اجرا کنید و وارد محیط برنامه ‌‌‌شوید. سپس با کلیک بر رو علامت + در بالای صفحه برنامه هر کدام از کارهای مورد نظرتان را اضافه کنید. عنوان فعالیت و توضیحات مربوط به آن را وارد نمائید و الویت انجام آن ها را با کلیک نمودن بر روی پرچم‌‌های رنگی تعیین ‌کنید.

 

 

برنامه Trello


با استفاده از برنامه کاربردی Trello می‌توانید به راحتی همه کارها را سازماندهی کنید و برای وظایفی که بر عهده شما است، برنامه‌ریزی کنید. همچنین شما قادر خواهید بود از این برنامه به عنوان یک دفتر یادداشت دیجیتالی استفاده نمائید. ترلو Trello یک ابزار قدرتمند مدیریت از راه دور پروژه است. مدیر پروژه، توانایی انجام عملیاتی همچون تعیین اعضای تیم، مشخص‌ نمودن وظایف و زمان‌بندی هر کار را خواهند داشت. Trello دارای محیط و رابط کاربری بسیار ساده و راحت است که کار کردن با آن را برای کاربرانش آسان نموده است.

 

 

برخی از ویژگی‌های Trello به شرح زیر است:

 

  • امکان ساخت چک لیست ها برای پیگیری وظایف اعضای تیم پروژه
  • قرار دادن نظر برای هماهنگی کارها با دیگر کارکنان
  • اضافه نمودن عکس و ویدئو
  • مشاهده افراد که بر قسمتی از کار گروهی مشغول به کار هستند
  • مدیریت کارهای روزمره و اداری
  • ثبت فعالیت های انجام داده شده در گذشته
  • ثبت فعالیت های انجام شونده در آینده و پاسخ دادن به نظرات افراد حاضر در گروه.

 

 

 


به اشتراک گذاری و ذخیره‌سازی فایل‌ها در Droppox


نرم افزار Dropbox سرویس‌دهنده فضای مجازی است که به کاربران خود اجازه می‌دهد عکس‌ها و فایل های خود را بر روی اینترنت ذخیره کنند و هر زمان که لازم دارند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. همچنین می‌توانید فایل ها و عکس‌های خود را برای دیگران به اشتراک بگذارید. در  Dropbox امنیت فایل‌ها و اسناد بسیار بالاست و می‌توانید به راحتی به این نرم افزار اعتماد کنید.

 

برخی از ویژگی‌های دراپ باکس عبارتنداز:

 

  • ارائه 2 گیگابایت فضای رایگان برای کاربران
  • همگام‌سازی فایل ها با هر حجمی
  • به اشتراک گذاری فایل‌ها
  • محیطی امن با سرعت بالا
  • سازگاری با تمامی نسخه‌های ویندوز و دسترسی به فایل‌های ذخیره شده از طریق موبایل.

 

 

گوگل درایو Google Drive


گوگل درایو 15 گیگابایت فضای مجازی بر روی سرورهای گوگل در اختیار کاربران خود قرار می دهد. شما می‌توانید فایل‌ها و مدارک خود را در آنجا ذخیره و به اشتراک بگذارید، همچنین در هر زمان و مکانی به آن ها دسترسی دارید. شرکت گوگل، اپلیکیشن موبایل دسترسی به این سرویس را نیز در اختیار کاربران خود گذاشته است که  از این طریق در سریع‌ترین زمان ممکن  به گوگل درایو خود دسترسی دارند.

 

 

ویژگی‌های Google Drive به شرح زیر است:

 

  • قابلیت ارسال فایل به گوگل درایو به صورت مستقیم
  • ارسال فایل با فرمت های مختلف به دوستان خود
  • دسترسی به فایل‌های اشتراک گذاری شده دیگران
  • ایجاد و ویرایش اسناد با پشتیبانی از جدول‌ها و غیره
  • فضای بسیار امن برای بارگذاری فایل‌های شخصی
  • نمایش فایل‌های PDF و آفیس
  • جست‌وجوی در عناوین و محتوای فایل ها
  • تنظیم سطح دسترسی برای دیگران، خواندن یا ویرایش.

 

 

در این مقاله برخی از نرم افزارها و ابزارهای پرکاربرد جهت دورکاری با قابلیت‌های گوناگون، خدمت شما عزیزان معرفی کردیم. اگر شما تجربه کار با نرم افزار دیگری را دارید آن را با ما در میان بگذارید.
 

 

 

شبیری
1399/01/04