فایل اکسل یا نرم افزار CRM

نرم افزار CRM یکی از ایده آل ترین نرم افزارهای ارتباط با مشتریان است که بسیار جامع و کامل تهیه شده است. این نرم افزار به عنوان یک سامانه، شما را همراهی می کند تا اطلاعات مشتریان و مخاطبین خود را به صورت کامل، جامع و یکپارچه و حتی بصورت گروه بندی شده در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید با خرید نرم افزار CRM هر لحظه به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. اتتخاب اینکه فایل اکسل یا نرم افزار CRM استفاده نمایید، همه بستگی به نیاز کاربر دارد. خرید CRM  به شما کمک می کند تا امورات دستی و ذهنی را در جهت حفظ ارتباط با مشتریان سریع تر، دقیق تر و منظم تر و بار برنامه انجام دهید و تمامی اطلاعات مخاطبان خود را در یک مجموعه مشخص و واحد متمرکز نمایید. نرم افزارCRM مخفف Customer Relationship Management Software و به معنی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است.

اهمیت CRM

با استفاده و خرید نرم افزار CRM می توانید به خوبی به اهمیت نرم افزار CRM نیز پی ببرید. نرم افزار CRM  و در کنار آن فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان، یک نوع روش جامعی است که شما را در فرآیند کسب و کار، تامین کالا و بازاریابی، تبلیغات و جذب مشتری و فروش آنلاین محصولات همراهی می نماید. همین امر به افزایش فروش، مشتریان، کیفیت ارتباطات و ایجاد استراتژی مطلوب برای فروش منجر می شود. نرم افزار CRM با ایجاد روابط و حفظ این رابطه ها در بلندمدت، به جذب و افزایش مشتریان و میزان فروش و سود کمک می کند.

فایل اکسل CRM

در کنار نرم افزار CRM، فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان، نیز مورد توجه برخی از کاربران است. بسیاری از کسب و کارها برای ثبت اطلاعات مشتریان به جای نرم افزار از برنامه کاربردی اکسل استفاده می کنند که در ادامه به معرفی فایل اکسل CRM نیز میپردازیم.

فایل اکسل CRM چیست؟

فایل اکسل ثبت اطلاعات مشریان یا همان فایل اکسل مدیریت ارتباط با مشتری نوعی فایل جهت ذخیره اطلاعات مرتبط با مشتریان است که از نظر کاربردی راحت و آسان است. از انجا که یکی از مهم ترین بخش های هر تجارت و کسب و کار، درآمد و سود به ارتباط با مشتریان مرتبط می شود بهتر است با داشتن یک برنامه کاربردی و جامع، به بهبود این فرآیند

کمک نمود. استفاده از یک نرم افزار CRM یا برنامه کاربردی اکسل CRM، به شما در این حوزه کمک شایانی می نماید.

در توضیح اینکه فایل اکسل CRM  چیست گفته می شود که یک ابزار مناسب برای کسب و کار است که به مدیریت ارتباط با مشتریان کمک می نماید اما نسبت به نرم افزار CRM در سطح ضعیف تری قرار دارد. نرم افزار CRM  یک ابزار مناسب و کارآمد برای مدیریت کسب و کار و پایگاه اطلاعاتی مشتریان است.

استفاده از فایل اکسل CRM برای ثبت اطلاعات مشتریان

امروزه کسب و کارها با رضایت مشتریان و افزایش سطح کیفیت ارتباط با آنها موفق تر خواهند بود. به همین دلیل اگر رضایت مشتریان در نظر گرفته نشود، ضرر هنگفتی را با ازدست دادن مشتری تجربه می کنند. برای بهبود این روابط، از ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری مانند نرم افزار CRM و یا فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان، می توان استفاده نمود. در قدیم، همانطور که از فایل اکسل برای ثبت اطلاعات مشتریان استفاده می شد، به همان میزان مشکلاتی در استفاده از این فایل اکسل وجود داشت که چرخه کار را با مشکلاتی رو به رو می کرد. در این فایل اکسل CRM، اطلاعات مشتریان شامل نام و همچنین شماره تماس را ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشتند. هر کاربر یک فایل اکسل مجزا برای ثبت اطلاعات در اختیار داشت. بعدها نرم افزار CRM جای اکسل را گرفت.

مشکلات رایج در اکسل CRM

برای استفاده از اکسل ارتباط با مشتری، مشکلات استفاده از اکسل CRM زیاد به چشم می خورد. از جمله مشکلات این روش، عدم ذخیره اطلاعات بصورت تجمیعی، عدم وجود مدیریت بر روی دسترسی به اطلاعات، حذف ناگهانی، سهوی و یا عمدی اطلاعات به شمار می رفت.

نمی شود گفت که اکسل CRM بدترین سبک ارتباط با مشتری بود، اما نسبت به نرم افزارهای جامع امروزی، بسیار ضعیف بود.

معایب اکسل CRM

اما باید دانست که معایب فایل اکسل CRM چیست؟ اکسل CRM سند اشتراکی نبوده و افراد و کاربران بصورت هماهنگ و در آن واحد نمی توانستند به اطلاعات به روز شده دسترسی داشته باشند. مشکلاتی مانند عدم هماهنگی و یکپارچگی اطلاعات یکی از بزرگترین معایب این اکسل ها به شمار می رود. فایل اکسل CRM از عیب بزرگی برخوردار است که آن عدم ارائه تجزیه و تحلیل مناسب و دقیق است. در حقیقت اکسل را نمی توان CRM به حساب آورد.

چه نرم افزاری جایگزین مناسب برای اکسل CRM  است؟

در پاسخ به اینکه به جای فایل اکسل CRM از چه نرم افزاری استفاده کنیم، باید گفت که در صورتی که شما نیاز داشته باشید کسب وکار خود را رشد دهید، نیاز به ویژگی های کامل تری برای ذخیره اطلاعات مشتریان و بهبود کیفیت ارتباط با مشتریان خواهید داشت. تنها گزینه مناسب برای این امر، استفاده از نرم افزارCRM به شکل پیشرفته و امروزی است. اکسلCRM نسبت به نرم افزارهای امروزی، از محدودیت و ضعف هایی برخوردار است. به همین جهت مدیران و صاحبان کسب و کار خرید نرم افزارCRM، انواع نرم افزار حسابداری و حتی گاهی نرم افزار باشگاه مشتریان را برای کار خود استفاده کرده و ترجیح می دهند.

نرم افزار CRM پیشرفته چه مزایایی نسبت به اکسل در CRM دارد؟

تمرکز داده ها

نرم افزار CRM قابلیت این را دارد که داده های متمرکز شده و دسترسی به آنها را تسهیل نماید. به همین جهت در وقت شما صرفه جویی شده و سرعت کار نیز بالا می رود.

مرتبط کردن داده ها

ارتباط دادن داده ها در اکسل غیرممکن بوده در حالی که در CRM می توانید معاملات و حساب های مشتریان را با سایر اطلاعات آنها مرتبط نمایید. این عدم ارتباط یکی از مشکلات استفاده از فایل اکسل CRM به شمار می رود.

GROUP WORK یا کار تیمی

در نرم افزار CRM برخلاف فایل اکسل شما می توانید اطلاعات را به اشتراک گذاشته و همزمان به آنها دسترسی داشته باشید.

تجزیه و تحلیل داده ها و سفارشی سازی و دسترسی راحت به داده ها

فایل اکسل CRM بر خلاف نرم افزار CRM منعطف نبوده و مدیریت ضعیف تری را دارد.  اما در نرم افزار شما می توانید محیط و داده ها را بر حسب نیاز و اهمیت، دسته بندی نمایید.