نرم افزار خزانه داری چیست ؟

 مدیریت خزانه داری و وظایف آن چیست؟

سیستم خزانه داری بر پنج حوزه اصلی نظارت می کند:

• مدیریت بدهی ها و دارایی ها
• مدیریت ریسک در معاملات
• مدیریت پرتفوی
• انتقال وجوه
• سیستم مدیریت یکپارچه شرکت

سیستم خزانه داری چیست؟

سیستم خزانه داری به نوعی سیستم دریافت و پرداخت است که وظیفه مدیریت جریان نقدینگی درون سازمان ها و شرکت ها رابرعهده دارد. برای درک بهتر، از یک مثال ساده شروع میکنیم. فرض کنید شرایطی پیش آمده که شما موجودی نقدیتان را از حساب پس انداز به حساب جاری منتقل می کنید با این کار شما پولتان را در دسترس قرار می دهید تا در صورت نیاز از آن استفاده کنید درواقع شما جریان نقدینگی خود را مدیریت می کنید. سازمان ها نیز مانند افراد، باید جریان نقدینگی خود را مدیریت کنند. شرکت ها، دولت ها، سازمان های غیر انتفاعی و مشاغل کوچک همه باید این کار را انجام دهند. برخی از سازمان های بزرگ هر روز هزاران معامله را مدیریت می کنند. مدیریت جریان های نقدینگی یک کار تمام وقت است و در بسیاری از سازمان ها این کار توسط یک تیم کامل از متخصصان خزانه داری انجام می شود. برای بهبود استراتژی مالی یک شرکت، به ابزارهای مناسبی نیاز دارید. به خصوص اگر با حجم زیادی از پرداخت ها و بدهی ها سروکاردارید. سیستم خزانه داری با عملیاتی نظیر دریافت و پرداخت وجوه نقد نزد صندوق، دریافت و پرداخت اسناد، صدور اسناد، عقد قراردادها و صدور ضمانت نامه ها و همچنین کنترل موجودی حساب ها در ارتباط می باشد. درنتیجه باید یک روش کارآمد برای برقراری ارتباط داده های مالی با سهامداران، مدیران هیئت مدیره و شرکای تجاری وجود داشته باشد. این جایی است که نرم افزار خزانه داری یا نرم افزار دریافت و پرداخت نقشی اساسی در افزایش بازدهی اقتصادی و هوش تجاری شرکت شما دارد.

نرم افزار خزانه داری چیست؟

سیستم نرم افزار خزانه داری کمک می کند تا فرآیند مدیریت عملیات مالی شرکت بطور خودکار انجام شود. به عنوان مثال فعالیتهای مالی مانند گردش پول، جریان نقدینگی، داراییها و سرمایه گذاریها را به طور خودکار مدیریت می کند و معمولاً برای حفظ امنیت مالی و به حداقل رساندن ریسک اعتبار شرکت کاربرد دارد. مدیریت خزانه داری همیشه برای حفظ نقدینگی و ثبات مالی شرکت از اهمیت زیادی برخوردار بوده و طی این سالها رشد چشمگیری داشته که از دلایل عمده این پیشرفت می توان به رشد بازارسیستم های ابرمحور و سیستم های بانکی از راه دوراشاره کرد. از آن جا که سیستم خزانه داری همانند سایر بخش های مالی از اهمیت استراتژیکی برخورداراست و به صورت تنگاتنگی در تعامل با بخش مالی است پس قطعا به ابزار و فناوری بهتری مانند نرم افزار خزانه داری نیاز دارد. نرم افزار خزانه داری به نوعی نرم افزار دریافت و پرداخت است که از داده ها برای تجزیه و تحلیل گزارشهای دریافت و پرداخت استفاده می کند. گردش پول نقد را مدیریت کرده ودر امور بانکداری و حسابداری از آن استفاده میکند. قبل از استفاده از نرم افزار خزانه داری، آگاهی از کاربرد نرم افزار خزانه داری بسیار مهم و مفید است.

چرا سیستم نرم افزار خزانه داری اهمیت دارد؟

هر روز، افراد و سازمانها بر اساس هزینه های برآوردشده یا هزینه های بالقوه، پول را بین حساب های جاری و پس انداز خود جابجا می کنند؛ اما روند سازمان های بزرگ برای مدیریت هزینه های برآوردشده و بالقوه بسیار پیچیده تر است که به عنوان مدیریت نقدینگی و مدیریت ریسک مطرح می شود. گاهی اوقات، هزینه های کلان، بیشتر از پول نقدموجود در حساب جاری و حساب پس انداز است، پس افراد و سازمان ها برای تامین این کمبود نقدینگی وام می گیرند. مانندشخصی که برای بازسازی منزل خود وام می گیرد. شرکت نیز ممکن است هنگام عرضه یک محصول جدید در مقادیر بسیار زیاد، وام بگیرد. درنتیجه مدیریت وام ها ومدیریت تعهدات مالی شرکت های بزرگ نمونه ای از فعالیت های مدیریت مالی شرکت است.

کاربرد های نرم افزار خزانه داری چیست؟

کاربردهای سیستم نرم افزار خزانه داری را می توان به سه رشته اصلی تقسیم کرد:

• مدیریت نقدینگی
• مدیریت ریسک
• مدیریت مالی شرکت

 

مدیریت نقدینگی

بخش اصلی مدیریت نقدینگی مدیریت هزینه هایی است که از قبل پیش بینی شده است. این بخش از سیستم خزانه داری برکارایی عملیاتی و بهینه سازی فرآیند متمرکز است؛ یعنی جریان نقدینگی که به حساب شما وارد یا خارج می شود را مدیریت می کند تا اطمینان حاصل شود که نقدینگی شرکت مناسب و کافی می باشد. در اینجا لیستی از فعالیتهای اصلی مدیریت نقدینگی آورده شده است:

فعالیت های عملیاتی

• مدیریت دریافت و پرداخت های نقدی طبق استانداردها موجود
• محاسبه و مدیریت نقدینگی کلی شرکت
• بررسی تراکنش های مالی و مانده های وجوه نقدی برای اطمینان از صحت محاسبه وضعیت نقدینگی
• توسعه و مدیریت ساختارهای حساب نقدی که به عنوان “کنترل نقدینگی ” شناخته می شود.
• تهیه و تولید گزارش های مدیریت نقدینگی

بهینه سازی

• ارزیابی روش های دریافت و پرداخت نقدی با توجه به فناوری های جدید پرداخت با استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت
• توسعه و نظارت بر پیش بینی های جریان نقدینگی
• تحلیل معاملات ارزی
• مدیریت امور خدمات بازرگانی
• بهینه سازی جریان نقدینگی

مدیریت ریسک

مدیریت ریسک فرآیند شناسایی، ارزیابی و کنترل خطرهای احتمالی است که درکمین سرمایه و درآمد شرکت هستند. این تهدیدهای بالقوه می توانند ناشی از طیف گسترده ای از منابع، مانند عدم امنیت مالی، مسئولیت های حقوقی، خطاهای مدیریت استراتژیک، حوادث و بلایای طبیعی باشند. در اینجا لیستی از فعالیتهای اصلی مدیریت ریسک عنوان شده است:

تحقیقات مالی

• تحقیق و ارزیابی ریسک های ناشی از عملیات خارج از کشور و معاملات مالی، معروف به “ریسک ارز”
• تحقیق و ارزیابی ریسک های ناشی از نوسانات هزینه های استقراض، معروف به “ریسک نرخ بهره”
• تحقیق و ارزیابی ریسک های ناشی از تغییرات قیمت مواد اولیه مورد نیاز کسب و کار، معروف به “ریسک کالا”
• تحقیق و ارزیابی خطرات ناشی از مشتریانی که فاکتورهایشان را پرداخت نمی کنند، معروف به “خطر اعتباری”
• تحقیق و ارزیابی ریسک های ناشی از کمبود پول نقد، یا همان “ریسک نقدینگی”
• تحقیق و ارزیابی خطرات ناشی از تغییر در فناوری و احتمال تقلب، معروف به “خطر عملیاتی”

کنترل های عملیاتی

• ارزیابی سیستم های مدیریت خزانه داری (به عنوان مثال، نرم افزار خزانه داری، محصولات و خدمات شخص ثالث)
• ارزیابی عملکردها و استراتژی های مدیریت خزانه داری (به عنوان مثال، گردش کار داخلی، برون سپاری)
• تدوین، حفظ و آزمایش برنامه های تداوم کسب و کار (به عنوان مثال، فرایندهای گزارش دهی، قابلیت انتقال وجوه)
• پیاده سازی و نظارت بر اقدامات پیشگیری از خطر عملیاتی (به عنوان مثال، ابزارهای پیشگیری از کلاهبرداری، کنترل ها و رویه های داخلی، امنیت سایبری، انطباق)
• تهیه و نگهداری اسناد (به عنوان مثال، حساب های بانکی، موافقت نامه های خدمات، مصوبه ها، بایگانی اطلاعات)
• نظارت بر انطباق با کنترل های داخلی، سیاست های وام و سرمایه گذاری، تعهدات، الزامات نظارتی و سایر توافقات قانونی
• تهیه و گزارش داده های خزانه داری به ذینفعان (به عنوان مثال، هیئت مدیره، ارائه دهندگان خدمات مالی، حسابداری، عملیات، حسابرسان)

مدیریت مالی

مدیریت مالی روشی است که شرکت یا سازمان برای تأمین مالی هزینه ها از وام و سرمایه گذاری استفاده می کند. این رشته خزانه داری به شدت بر برنامه ریزی استراتژیک متمرکز است. براساس اهداف تعیین شده توسط مدیران شرکت، منابع بالقوه بودجه را ارزیابی کرده و استراتژی کلی مالی را تعیین می کند. کار شرکت مالی شامل تجزیه و تحلیل استراتژیک و مدیریت اجرایی است. توجه: از نظر فنی، اصطلاح مدیریت مالی شرکت شامل برنامه ریزی مالی کوتاه مدت و بلند مدت است، اما به طور کلی با استراتژی شرکتی در ارتباط است که طبیعتاً به سمت بلندمدت گرایش دارد. بیشتر برنامه ریزی های مالی کوتاه مدت تحت یک زیرشاخه از شرکت های بزرگ مالی، تحت عنوان مدیریت سرمایه در گردش تحت پوشش قرار می گیرد. در اینجا لیستی از فعالیت های اصلی شرکت های بزرگ مالی آورده شده است:

تحلیل استراتژیک

• ارزیابی شرایط فعلی بازار مربوط به وام های طولانی مدت و استراتژی های سرمایه گذاری (به عنوان مثال، اعتبارموجود، اسپرد، نرخ بهره، شرایط، ریسک) و پیش بینی برنامه های طولانی مدت شرکت (به عنوان مثال، محصولات جدید، خریدها، واگذاری ها، هزینه های سرمایه ای)
• تدوین استراتژی های سرمایه گذاری بلند مدت، از جمله سرمایه و سرمایه گذاری مالی
• توسعه استراتژی های وام های بلند مدت، از جمله اولویت تأمین مالی و سرمایه گذاری برای عملیات و پروژه ها

مدیریت اجرایی

• اجرای استراتژی های طولانی مدت برای سرمایه گذاری و وام
• هماهنگی فعالیت های خزانه داری با استراتژی کلی مالی شرکت
• مدیریت فرآیند بودجه بندی سرمایه
• بهینه سازی منابع بودجه کوتاه مدت و بلند مدت
• متعادل سازی منابع بودجه داخلی و خارجی
• درنظرگرفتن انتظارات سهامداران و مدیریت روابط بین سهامداران وبانک ها و سایر موسسات مالی که وام می دهند.

خلاصه سیستم خزانه داری

هدف خزانه داری مدیریت نقدینگی یک شرکت و کاهش ریسک مالی و عملیاتی آن است. هدف کلی خزانه داری که از سه زیرشاخه تشکیل شده است، حفاظت از دارایی های شرکت و پیروی از استراتژی بلند مدت تعیین شده توسط شرکت مالی است. از طرف دیگر، مدیریت وجه نقد متمرکز بر کارایی عملیاتی و بهینه سازی فرآیند است، در حالی که مدیریت ریسک به سمت تحقیقات مالی و کنترل های عملیاتی معطوف شده است. مسئولیت حسابداری حفاظت از دارایی ها است. با نگه داشتن حساب های دقیق همه چیز را ردیابی می کند، به طوری که همه همیشه می تواننداز منابع موجود آگاهی داشته باشند.